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Hoja de cálculo
La hoja de cálculo es una herramienta muy
importante para la toma de decisiones, sobre todo,
porque nos permite ver el efecto que los cambios
en las variables ocasionan en el resultado buscado.
La estructura principal que utiliza este
software para almacenar y organizar la
información es un área de trabajo en
forma de matriz, como si fuera una hoja
de papel cuadriculado, formada por un
número determinado de filas y columnas,
es lo que se llama hoja de cálculo.
Celda y celda activa.
La intersección de una fila y una columna se
denomina celda, que en Excel, tiene una ancho
predeterminado de 11 caracteres. La celda
puede ser identificada por su coordenadas
columna/fila, lo que se llama dirección de
celda. Primero va la columna y luego el número
de fila.
La celda que tengamos seleccionada con el
cursor o el ratón se llama celda activa y es la
que se ve resaltada en la hoja de cálculo.
Hoja y libro.
La hoja es la unidad fundamental que define el área
de trabajo, como ya hemos dicho. En el caso de
Excel 97, ésta consta de 65.536 filas numeradas en
el margen izquierdo y 256 columnas, que van
desde la letra A hasta las letras IV.
Varias hojas, relacionadas entre sí, conforman un
libro. Excel trae predeterminada la cantidad de 3
hojas por libro, pero eso no impide que podamos
reducir o aumentar la cantidad de hojas de un libro,
según las necesidades e inclusive darle un nombre
determinado o cambiárselo.
Las distintas celdas de las hojas contendrán los
datos o la información, que puede ser no
solamente en forma numérica, sino también textos
(llamados rótulos) y fórmulas donde intervengan el
contenido de otras celdas y funciones predefinidas
para cálculos ya sea financieros, matemáticos,
estadísticos, etc.
Las fórmulas tienen la capacidad de recalcularse
si el contenido de una de las celdas a la que hace
referencia cambia. Esta capacidad es una de las
prestaciones fundamentales de este tipo de
software, debido a la utilidad para resolver los
problemas decisionales, analizando varias
hipótesis.
BARRA DE MENÚ
Situada debajo de la barra de títulos. Contiene
todos los comandos de la aplicación agrupados en
nueve menús: ARCHIVO, EDICIÓN, VER,
INSERTAR, FORMATO, HERRAMIENTAS,
DATOS, VENTANA Y AYUDA (?). Además, siempre
y cuando la ventana de libro de trabajo que esté
activa se visualice a tamaño completo, en el
extremo derecho aparecen los tres botones para la
utilización de ventanas: minimizar, restaurar y
cerrar.
Barra de herramientas estándar: contiene botones
con las opciones más utilizadas para manejar los
archivos, imprimirlos, etc.
Barra de herramientas formato: Contiene los botones
para elegir el tipo de fuente, tamaño, tipo de letra,
alineación, bordes y sombreados, etc.
BARRA DE FÓRMULAS
Está situada bajo la de formato, es la barra donde se
van a editar los datos introducidos en la hoja de
cálculo. En caso de que no se visualice esta barra, se
activará desde VER/BARRA DE FORMULAS.
Esta barra contiene cuatro elementos: cuadro de
referencia que recoge la dirección de la celda u objeto
activo; botón con la flecha hacia abajo, que abre la
lista con los nombres asignados a celdas o grupos de
celdas